報告書作成が2時間→15分に
【ユーザーインタビュー】毎日2時間かかっていた報告書作成が15分に。営業職が語るWorkFrame Hub活用術
今回は、WorkFrame Hubを使い始めてから業務が大きく変わったという営業職の田中さん（仮名）（30代・男性）にお話を伺いました。AIツールに対して最初は懐疑的だったという田中さんが、どのようにWorkFrame Hubと出会い、日々の仕事にどう活かしているのかをご紹介します。
WorkFrame Hubを使う前の悩みを教えてください
田中さん：営業の仕事をしているので、毎日のように日報・週報・提案書を書かなきゃいけないんですよね。特に週報は書く内容が毎週ほぼ同じなのに、毎回1〜2時間かかっていました。「今週の実績」「課題」「来週の行動計画」という構成は決まっているのに、いざ書き始めると言葉が出てこなくて。残業の大半が報告書作成に消えていました。
—— ChatGPTなど他のAIツールは試しましたか？
田中さん：試したんですが、「何をどう入力すればいいか」でまた悩んでしまって（笑）。プロンプトって言葉自体よくわからなくて、結局使いこなせずに終わりました。そもそも自分の考えを整理して入力するのが苦手なんで、ゼロから指示文を考えるのがしんどかったです。
WorkFrame Hubに出会ったきっかけは？
田中さん：同僚が使っているのを見て「なんか画面がWordっぽいな」と思って。「これなら自分でもできそう」と試してみたのがきっかけです。WorkFrame Docsを開いたら、入力欄に「何を作りたいか書いてください」みたいな感じで書けばいいだけで、難しいことを考えなくてよかった。「週報書いて。今週の実績は◯件訪問、◯件受注。課題は新規開拓が少ないこと」って走り書きを貼り付けただけで、ちゃんとした週報が出てきたときは正直びっくりしました。
具体的にどんな使い方をしていますか？
—— 日常的にどう活用されているか教えてください。
田中さん：今は毎日の日報と週報は全部WorkFrame Docsで書いています。手順としては、その日に訪問した会社名・商談内容・結果を箇条書きでメモしておいて、それをまとめてWorkFrame Docsに貼り付ける。「これをもとに日報を書いて」と入力するだけで、5分くらいで完成します。以前は1時間かかっていたのが、今は15分くらいです。
田中さん：提案書もよく使います。お客様の課題をヒアリングしてメモしておいて、「このお客様の課題に対して自社サービスを提案する企画書を作って」と入力すると、構成を考えてくれる。あとは自分で数字を入れたり微調整するだけなので、提案書の作成時間がかなり短くなりました。
使ってみて困ったことはありましたか？
田中さん：最初は「AIが作った文章をそのまま提出して大丈夫なのか？」って不安がありました。でも使ってみると、AIの出力はあくまで下書きで、自分で読んで確認してから提出するので問題ないとわかりました。むしろ下書きがあることで、修正するだけでいいので楽になった。
田中さん：あと、最初は入力が雑すぎると出力も雑になることがありました。「今日の日報を書いて」だけだと薄い内容になるので、「訪問先・商談内容・結果・課題」を少し書いてから渡すようにしたら、ぐっとよくなりましたね。
WorkFrame Hubを使って変わったことを教えてください
田中さん：一番大きいのは、残業が減ったことですね。報告書作成にかかる時間が週で5〜6時間は減った感じがします。その分、お客様との商談の準備や、新規開拓のリサーチに時間を使えるようになって。成績も少し上がってきました。
田中さん：あと、文章を書くことへの苦手意識が薄れました。以前は「また報告書書かなきゃ…」ってうんざりしてたんですが、今は「メモしておけばすぐ終わる」って気が楽になりました。
田中さんのように「文章を書くのが苦手」「報告書に時間がかかりすぎる」と感じている方は、ぜひWorkFrame Docsを試してみてください。難しい操作は一切なく、メモを貼り付けるだけで文書が完成します。無料で使えるので、まず一度体験してみることをおすすめします。